Idag använder de flesta av oss sociala medier, och det är just denna enorma spridning av medierna som gör att de behöver vara en naturlig kommunikationskanal när du planerar för ditt nästa möte eller konferens.

Allt fler konferensdeltagare förväntar sig att bli uppdaterade kring senaste nytt, få möjlighet att diskutera och utbyta kunskaper både före, under och efter ett möte eller en konferens. Nedan följer förslag hur du som värd kan använda dig av sociala medier när du planerar för ditt nästa möte.

Deltagande före, under och efter konferensen

Dagens konferensdeltagare förväntar sig att få tillgång till ett digitalt ramverk före, under och efter konferensen. För dig som värd är detta en möjlighet där du med rätt verktyg och styrning kan erbjuda passande sociala medier redan i planeringen av konferensen.

I planeringsfasen är målsättningen att, genom samlade marknadsföringsaktiviteter, locka så många deltagare som möjligt att anmäla sig till konferensen. Genom sociala medier kan du tidigt skapa efterfrågan, bygga förväntningar och samtidigt uppfylla deltagarens önskemål av att få vara en del av programläggningen av konferensen.

Grundvalen för sociala medier är att användaren sprider budskap och delar nyheter till följare och personliga nätverk.  Din målsättning blir att den presumtiva deltagaren ska dela konferensrelaterat innehåll och information om konferensen till deras nätverk och följare för att öka intresset kring konferensen.

Under konferensen är sociala medier ett bra verktyg där deltagaren kan ställa frågor, kommentera föreläsningar och hålla sig uppdaterad via sin smartphone eller dator. För att få överblick över dialogen kan du låta utvalda personer i kommitteen följa och moderera diskussionerna i valda sociala medier. Genom att skriva och svara på inlägg kan du både initiera och stödja dialogen mellan deltagare, föreläsare och dig som arrangör.

Efter att konferensen är genomförd kan du och deltagare fortsätta att vara involverade genom att publicera och diskutera det innehåll som presenterats under konferensen. På så vis förlängs konferensens livslängd till långt efter det att den genomförts.

För att skapa en effektfull användning av sociala medier före, under och efter konferensen, är det viktigt att tidigt sätta upp en plan för hela processen. En framgångsrik närvaro i sociala medier är beroende av att innehåll kontinuerligt produceras och presenteras. Innehållet bör bestå av en kombination av redaktionellt och användargenererat innehåll.

Det sociala media teamet
Under konferensen är det en bra idé att utse ett team med ansvar för att omvandla komplex information till lättbegripliga fraser som lämpar sig för sociala medier. Teamets huvuduppgifter bör vara:

  • att sprida information om hur intressenter kan följa nyhetsflödet och den dialog som äger rum före, under och efter konferensen.
  • att urskilja innehåll som ska publiceras för att säkerställa ett kontinuerligt informationsflöde under konferensen
  • att komplettera användargenererat innehåll med redaktionellt innehåll genom att moderera och identifiera relevanta inlägg

Några exempel på användbara sociala medier
Linkedin
Linkedin är ett perfekt verktyg för den deltagare som vill interagera med branschkollegor på en professionell nivå. Sätt upp en officiell Linkedingrupp där deltagarna kan ställa frågor och få svar av medlemmar i gruppen eller från dig som arrangör. Gruppen blir ett viktigt verktyg för att skapa dialog, sprida information om konferensprogrammet och för att locka fler deltagare att anmäla sig till konferensen.

Twitter
På Twitter kan deltagaren följa inlägg och uppdateringar kring konferensen via en officiell hashtag (#) och/eller genom konferensens officiella Twitterkonto. Genom att skapa en officiell hashtag (#) för konferensen blir alla inlägg sökbara för dem som är intresserade av ämnet, oavsett om användaren är deltagare eller ej. Twitter kan med fördel användas när:

  •   du vill skapa en dialog under sessioner mellan arrangörer och deltagare och för att underlätta diskussionen deltagare emellan
  •  du vill få svar snabbt på en fråga
  •  du vill länka till andra sociala medier som exempelvis YouTube
  • du vill länka till konferensens webbplats etc

Facebook
Facebook riktar sig mestadels mot privatpersoner och därför kan du här locka med information om socialt program, hotell, utflykter och restauranger på orten där konferensen hålls. Skapa en Facebookgrupp för konferensen och lägg upp filmer, bilder och artiklar av allmänintresse för att locka deltagare. Facebook kan med fördel användas för att:
Rekommendera bra restauranger och andra aktiviteter i närområdet
Dela videos, bilder och annat intressant innehåll för att fånga stämningen vid konferensen