Vad är det viktigaste att tänka på för att budgeten ska gå ihop?

Budgeten kan vara ett verktyg för att styra hela planeringen, så att du redan innan du börjar söka efter anläggning eller bestämmer datum för konferensen har bra koll på kostnader och intäkter. Det kan du välja att göra på egen hand eller genom att anlita professionell hjälp av en kongressbyrå.  En kongressbyrå kan bland annat hjälpa dig att se till att bokningen är kostnadseffektiv, och samtidigt håller hög kvalitet, genom att bevaka alla olika avbokningsregler.

Snåriga avbokningsregler är nämligen det som oftast leder till oväntade kostnader. Många anläggningar har idag regler som omfattar fyra-fem A4-sidor där det är olika regler för avbokningar av möteslokaler, logi och mat. Dessutom triggas reglerna igång vid olika tidpunkter i en trappa med allt större kostnader för arrangören. Det blir helt enkelt väldigt mycket att hålla reda på.

Ulrika Rönnlund är projektledare på Meetagain sedan snart fem år tillbaka.Hon arrangerar möten åt Svensk Fjärrvärme, Naturvårdsverket och många fler.

Går det att undvika att riskera en överraskande kostnad?

Det viktigaste är planeringen. Ju tidigare man bestämmer programmet desto lättare kan det vara att anpassa anläggning och lokaler efter det behov man har. Dessutom blir det lättare att få bra priser och det är även enklare att få förmånliga avbokningsregler och andra villkor. Att tänka minst ett år framåt, gärna ett och ett halvt år, är väldigt bra när man ska arrangera en större konferens. När vi arbetar med ett möte har vi omfattande checklistor, annars är det lätt att glömma något som sedan kan leda till en onödig kostnad.

Vad är då framgångsfaktorn för att ett möte ska hålla sig inom budget?

En sak som är väldigt viktig är att hela tiden ha en öppen dialog med alla inblandade. Anläggningen vill ofta boka tidigt och inte få sena avbokningar, medan arrangören vill bestämma sig så sent som möjligt. Jag själv, som kommer från en bakgrund i hotellbranschen, ser ju att det är väldigt olika intressen som ställs mot varandra. Det gör det väldigt viktigt att alla har förståelse för varandras perspektiv och kan vara flexibla.

Men vad gör man om det är för få som anmält sig och kongressen närmar sig?

Svaret har att göra med hur vi kan revidera budgeten, vilka risker man vågar ta, vilka avbokningsregler man förhandlat sig till – och om det finns några smarta sätt att hitta fler deltagare utan att kostnaderna drar iväg. Kanske kan man ta bort kostnader för extra grupprum eller ta bort en rätt från trerättersmiddagen, och sedan använda besparingarna till att marknadsföra mötet lite extra och på så sätt fylla platserna?