Hon talar sju språk och är specialist på internationella konferenser. Möt Nora Noll, projektledare på Meetagain. Här berättar hon om de viktiga skillnaderna mellan en nationell och internationell konferens
– med sina bästa tips!

Hej Nora, vad gör du på Meetagain?
– Jag är projektledare, främst för internationella kongresser, sedan snart tre år tillbaka. Det passar mig utmärkt eftersom jag jobbat mycket med projektledning och product marketing internationellt. I botten har jag en utbildning i ekonomi.

Hur kommer det sig att du talar så många språk? Är det en förutsättning eller bara en fördel i ditt jobb?
– Jag är född i Ungern och mina farföräldrar är tyskungerska. I skolan läste jag ryska och engelska, och på universitetet spanska. Sedan har jag byggt på språken under resor och långa utlandsvistelser. Flamländska talar vi hemma, då min man är från Belgien, och svenskan tillkom när vi flyttade till Sverige för tolv år sedan.

Konferensspråket är engelska, så oftast räcker det med det. Men det kan vara en klar fördel att kunna fler språk, då vissa kunder har sådana krav. Själv svarar jag gärna på mottagarens språk, om jag till exempel ser ett ungerskt eller spanskt namn …

Vilka skillnader är det mellan att arrangera en nationell och en internationell konferens?
– Det är många skillnader, som påverkar både planering och genomförande.

Först och främst skiljer sig ordningen på programmet och inbjudningarna. Vid en nationell konferens kommer nästan alltid programmet först, sedan bjuder man in. Men vid en internationell konferens finns det redan ett behov, och datum bestäms långt i förväg. Sedan ska deltagarna skicka in abstracts av sina vetenskapliga avhandlingar. Först när dessa är bedömda och godkända, kan man välja vilka som ska presenteras för publik respektive i en posterutställning. Därför kan programmet inte spikas förrän ganska sent. Vi har till exempel en stor kongress nu i maj där programmet ännu inte är klart – men 1 300 deltagare har redan anmält sig!

Internationella konferenser är oftast större, med flera hundra eller även flera tusen deltagare. Anläggningen måste därför bokas mycket tidigt, cirka två år före. Ett år före bygger vi en webbplats och tar fram anmälningsformulär etc.

En annan skillnad är betalningen. Vid nationella konferenser betalar ofta deltagarna via faktura men internationellt är det kreditkort som gäller.

Vad kan en kongressbyrå hjälpa till med vid en internationell kongress?
– Egentligen allt, som webbplats, mobilapp, anmälningsformulär, registreringar, bokning av anläggningar och hotell. Vi tar fram en abstractsbok, ordnar välkomst- och avslutningsmiddag, utflykter och detaljer som konferensväskor och namnbrickor. Dessutom kan vi anlita teknikföretag för livestreaming av konferensen. Flygbiljetter brukar dock deltagarna boka själva, likaså transport från flygplatsen.

Vilka misstag är vanligast för den som arrangerar en kongress på egen hand?
– Första misstaget är budgeteringen. Många har inte erfarenhet av att göra upp budget för en konferens. De vet inte om de ska räkna med eller utan moms till exempel, eftersom många inte har en momspliktig verksamhet.

Det är också vanligt att organisationen inte har något bra anmälningsformulär eller någon optimal betalningsmetod. Många vill sätta konferensavgiften i euro men det avråder vi från, på grund av valutarisken.

Arrangemanget tar slutligen mer tid än man tror, då det är många deadlines som ska samordnas.

Uppföljningen, hur ser den ut?
– Efter nationella konferenser brukar deltagarna få en enkät att fylla i. Men efter en internationell konferens handlar det oftast enbart om ekonomisk rapportering. Vi får in deltagarintäkterna och betalar sedan alla fakturor från anläggningarna. Beroende på balansen, får antingen vi eller organisationskommittén betala mellanskillnaden. Men oftast är det kunden som får pengar tillbaka – just eftersom de anlitar en kongressbyrå.