Brukar du gå back när du arrangerar en konferens eller kongress? Här är vanliga misstag
– och tipsen som i stället ger pengar tillbaka.

Deltagaravgifter, arvoden till föreläsare och löner – ekonomihanteringen är en stor del av en konferens eller kongress.

Att hantera moms och skatter är ofta krångligt och kan lätt bli fel. Dessutom är det vanligt att
det kommer kluriga frågor/synpunkter kring just detta, från deltagarnas ekonomiavdelningar på universitet och sjukhus. Då gäller det att ha rätt kunskap och svara rätt.

Vanliga misstag kring ekonomihantering

Många tror att moms och skatter för konferenser/kongresser är desamma som för utbildningar. Men så är inte fallet i skattelagstiftningen. Ett vanligt misstag är därför att man inte tar ut någon moms på deltagaravgifter för internationella kongresser.

För att kunna dra av momsen för en konferens/kongress i Sverige måste den som organiserar mötet vara momsregistrerad. Många föreningar är dock inte det, och därför är det många gånger fördelaktigt att i stället låta en kongressbyrå vara arrangör för konferensen.

Genom att anlita en kongressbyrå kan du både dra av momsen och få en samlad hantering av alla fakturor och löneutbetalningar. Förutom att du slipper all administration, behöver du inte heller vänta på inbetalningar eller fakturera i efterskott, vilket kan vara ett annat misstag. Tvärtom kan du oftast få betalningen i förskott.

Det här kan en kongressbyrå hjälpa dig med

 

  • Förskottsfinansiering
  • Upprättande av projekt-/kundkonto
  • En tidsplan och en budget för arrangemanget samt löpande justeringar
  • Löpande budgetbevakning och justeringar
  • Betalning av inkommande fakturor till kongressen
  • Löpande bokföring och redovisning av moms och skatter enligt lag
  • Utbetalningar till föreläsare och inbjudna gäster, till exempel resekostnader, arvoden och löneutbetalningar – inklusive hantering av arbetsgivaravgifter, personalskatt och kontrolluppgifter
  • Ekonomisk redovisning och slutavräkning efter kongressens genomförande

När kongressbyrån ansvarar för konferensens ekonomi så tar de oftast inte betalt för sina tjänster förrän efteråt, då konferensen är genomförd. Du får alltså inga löpande fakturor baserad på nedlagd tid eller antalet anmälda deltagare.

Oftast slutar det med att du som kund kan skicka en faktura till kongressbyrån. I stället för att gå back får du alltså ta del av det överskott konferensen genererat.