Magnus D – Flickr

Hej, Malin, vem är du?
– Jag är projektledare på Meetagain, med bas i Göteborg, närmare bestämt i Partille. Jag älskar mötesbranschen och har jobbat i den större delen av mitt liv. Efter att ha prövat lite andra saker har jag alltid kommit tillbaka! Jag gillar snabba vändningar, oväntade lösningar och att möta människor av alla de slag. Det jag helst gör – och det jag gör bäst – är att ordna konferenser här, på västkusten. Göteborg kan jag på mina fem fingrar!

Vad är grunden för en drömkonferens – hur börjar man?
– För mig är planeringen och logistiken absolut viktigast. Förarbetet egentligen, för vi säljer ju saker vi inte kan visa innan. Det är sanningens ögonblick vi jobbar med!

Jag är ett riktigt kontrollfreak och brukar säga att ”kedjan aldrig är starkare än sin svagaste länk”. Varenda liten grej inför konferensen brukar jag dubbel- och trippelkolla, så att alla leverantörer är med på allt som händer.

Planera heller inte in för mycket. Tyvärr gör många det misstaget, särskilt på utlandskonferens, att planera in så mycket att inget blir roligt till slut. Ge alla deltagare tid att både mingla och att vara för sig själva en stund. Huvudsyftet måste vara att mötas och utbyta erfarenheter, inte rusa från det ena till det andra. Då får man också tid att verkligen reflektera över det man sett, hört och gjort.

Men allt kan man väl inte planera? Vad händer om något inte fungerar?
– Nej, det är klart man inte kan gardera sig mot att föreläsaren till exempel blir sjuk. Jag bokar ju inte två extra föreläsare för säkerhets skull (skratt). Men ju mer man dubbel- och trippelkollar, desto enklare blir det att ta hand om oväntade saker på plats.

Jag, som jobbar mycket med västkusten, ordnar till exempel en del konferenser utomhus. Det är mysiga små öar, stränder och båtar. Men så har vi ju vädret här i Sverige! Det måste vi alltid ha en backup-plan för. En karibisk afton på stranden kräver en lokal att flytta in i om så skulle behövas, och det ordnar jag så klart. Eller också garderar vi oss med rätt utrustning.

Med över 20 år i mötesbranschen vet hon vad som gör en lyckad konferens. Möt Malin Bergfeldt, projektledare på Meetagain. Här berättar hon om tips och tricks för att ordna konferensen alla minns – en riktig drömkonferens.

Hur förberedda ska konferensdeltagarna vara?
– Det beror på. Är det frågan om en överraskning bör de förstås inte veta om den. Men det gäller att känna till sin grupp och veta vilka förutsättningar de har, både mentalt och fysiskt. Alla vill inte gå höghöjdsbana eller visa sig i bikini, det får man respektera.

Däremot är det jätteviktigt att förbereda deltagarna vid planerade aktiviteter. Ta bara en sådan sak som rätt skor! Att springa omkring på Vinga med high heels är inte direkt att rekommendera.

Det är mycket som ska fungera: allt från parkeringsplatser till hänsyn till allergier. Hur gör du för att inte missa några detaljer i planeringen?
– Jag tänker igenom hela flödet, steg för steg! Det är ingen lista jag bockar av, utan jag ser mig själv gå igenom hela programmet, precis som deltagarna gör: 1) När de går av bussen. 2) När de kommer fram till hotellet. 3) När de lämnar bagaget …

Här kommer massa följdfrågor: Hur ska de veta vart de ska? Hur kommer incheckningen att gå till? Eller är det över huvud taget incheckning? Det är tre miljoner små grejer, som ingen människa tänker på när allting funkar. Men är det någonting som inte funkar, tänker man på det!

Ta också reda på vilka språk som talas! Jag vet en konferens där gästerna talade elva olika språk och föreläsarna inte visste om det …

Sedan är det väl viktigt att redan från start klargöra när det är fika, lunch och middag?
– Ja, det är extremt viktigt! Många sitter redan när de kommer till konferensen och funderar på hur lång tid de har innan middagen och om de får tid att göra sig i ordning innan. Då kan de tappa hela sitt fokus, bara för att de funderar på sådant!

Om deltagarna redan från början vet var toaletterna finns, så underlättar det enormt. Jag brukar se till, om jag är med på plats, att den som är huvudtalare börjar med det praktiska: ”Vad händer om det börjar brinna?”, ”Vilken tid checkar vi in?” och så vidare.

Medan själva konferensen pågår, vad ska man tänka på då?
– Jag brukar vara med själv så ofta det går, för att uppleva och se med egna ögon. Då har jag också möjlighet att korrigera på plats och behöver inte höra i efterhand att till exempel stolarna var för små.

Utvärderingen är viktig, men lika viktigt är att läsa av deltagarna under konferensens gång. De är som en barometer: Funkar det här? Eller är det något som saknas? Om man märker att ett pass blir lite väl långt kan man då sno in en paus. Tänk på att om det börjar dåligt, till exempel genom att bussen inte kommer, så rubbas inte bara planeringen. Humöret kan lätt sjunka och då ska det till många plus för att rätta till det minuset.

Å andra sidan har jag minnen av konferenser där saker var lite jobbiga i stunden men som man kan skratta åt efteråt. Konferensen blir då ett positivt minne ändå och en snackis man talar om länge, länge.

Vad har du för råd kring ekonomin för en konferens?
– Det ska vara outtömliga resurser, så kan man göra riktigt roliga saker! Nej, skämt åsido: Det gäller verkligen att anpassa konferensen efter budgeten och inte lägga ribban på fel nivå.

Ett vanligt misstag är att vilja följa ett tema fullt ut utan att ha ekonomin för det. Kanske visar det sig att man bara har råd med en detalj av den planerade rekvisitan. Men en ensam eka gör inte en bohuslänsk afton! Då är det bättre att välja något annat eller i stället satsa på bra underhållning.

Tekniken på konferensen då, hur ska man tänka kring den?
– Apropå ekonomi, så ska man veta att teknik kostar. Men den är så oerhört betydelsefull, så här är det värt att kosta på. Många större lokaler som inte är auditorier kan nämligen behöva extraskärmar eller extraljud. Det får inte finnas någon längst bak eller längst ut på kanten som får nackspärr efter tio minuter eller som inte ser.

Det behöver också finnas en tekniker på plats, något som många tyvärr sparar in på. Plötsligt kommer det en talare med en sticka som inte passar och vad gör man då? Tekniken i dag är fantastisk men det gäller att inte fippla bort den, även om man bara ska visa en Powerpoint. Det är väl investerade pengar! Ta dig också tid för soundcheck före konferensens start.

Juan_Alvaro – Flickr

Slutligen – kan du ge ett exempel på en drömkonferens som alla minns?
– För länge sedan (före Meetagain) ordnade jag en konferens/fest som faktiskt blev omnämnd i Varbergs hundraårsjubileumsbok. Jag vände upp och ner på hela Göteborg och Varberg, tror jag. Vi hyrde bland annat in ett helt tågset och i varje vagn var det olika typer av aktiviteter eller underhållning. Hela Varbergs stadshotell hyrdes och Varbergs fästning fick ”byggas om” efter tillstånd.

Men det behöver förstås inte vara så stort. En konferens kan bli riktigt lyckad genom avbrott för så kallade energizers, korta pauser, då man gör något helt annat. Alla människor i dag ska ju ha så många bollar i luften, så ett bra exempel är att lära alla jonglera. Det kan också vara så enkelt som att alla bara ska ställa sig upp och skratta. Den första som börjar kan lätt känna sig töntig men till slut står 150 personer och skrattar tills de nästan kissar på sig.

Det är ofta de små detaljerna som gör en drömkonferens: det oväntade, men ändå anpassade, det man talar om efteråt. Så enkelt kan det vara att lyfta en konferens – och göra den till en som alla minns.