Möt Martina Käck:

Säkerhet i fokus – på varje nivå

En liten konferens med företagsledare eller en stor med ministrar och kungligheter? Ibland behövs förhöjd säkerhet – och den kräver mer än man kan tro. Möt Meetagains nya medarbetare Martina Käck, som har stor erfarenhet kring säkerhetsfrågor.

Hej, Martina, vem är du?

– Jag är nyanställd som senior projektledare på Meetagain, sedan 1 september. Men jag är redan bekant med företaget från en tid som konsult. Jag bor i Stockholm men har också en fot i Strängnäs, där vi på somrarna driver ett Bed & Breakfast (Käckska Gården), som jag startat tillsammans med min man. Jag älskar också att resa (gärna till New York), och på fritiden hittar man mig oftast på hästryggen.

Du är specialist på säkerhetsfrågor, hur blev du det?

– Det var verkligen ett bananskal! (Skratt.) Nej, skämt åsido så har det ena lett till det andra.

Till att börja med arbetade jag inom SAS i 18 år, bland annat med produkt­­utveckling och framtagning av deras självbetjäningskoncept. Här kom jag naturligt in på generella säkerhetsfrågor, ett spår som sedan fortsatte inom mötesbranschen.

År 2009 fick jag en mycket speciell erfarenhet. Då hade Sverige ordförandeskapet i EU, och jag blev via American Express projektledare för dessa möten, med placering på Regeringskansliets EU-sekretariat. Under 4,5 månader genomförde vi cirka 115 möten runt om i Sverige! Allt från tjänstemannamöten till toppmöten med riktigt hög nivå av internationellt deltagande. Vi tog emot såväl EU-kommissionärer som statministrar, presidenter och kungligheter.

Så kallade högnivåmöten kräver ett särskilt säkerhetstänk. Man måste ha koll på alla delar av arrangemanget såväl före, som under och efteråt. Något som förstås inte bara gäller hotell och möteslokaler, utan hela flödet med transporter och all logistik.

"Det är alltid Säpo (Säkerhetspolisen) som är ytterst ansvariga, från början till slut."


Martina Käck

Vem är ytterst ansvarig för säkerheten på ett högnivåmöte?

– Det är alltid Säpo (Säkerhetspolisen) som är ytterst ansvariga, från början till slut. Säpo ska godkänna allt, såsom hotell, anläggningar och säkerhetsnivå. Lokalerna ska vara lätta att ta sig till och från, att vara i och att utrymma. Utifrån läget och hur riskbilden ser ut, bestämmer de sedan vilken säkerhetsnivå vi arbetar efter. Säpo har också väl inarbetade rutiner med hotell där deltagarna brukar bo. Där känner de till alla utrymmen, och om det till exempel finns direktgående hissar till vissa rum.

Vad krävs av kongressbyrån och vilken roll har ni?

– Vi på kongressbyrån lägger grunden för mötet, så det blir så bra säkerhetstänk som möjligt kring alla delar.

Det finns ingen speciell certifiering för detta, men kunden känner sig förstås tryggare med en mycket erfaren kongressbyrå.

Det är en stor fördel att redan ha upparbetade och bra relationer gällande säkerhet. Genom kunskap och erfarenhet, känner vi till önskemålen kring boende, anläggningar etc. Då kan vi redan från början föreslå ”rätt” anläggningar.

Det behövs också täta avstämningar med våra underleverantörer. Alla omfattas förstås av höga krav och måste ha samma tänk kring säkerhet.

Vilka tips har du till andra som vill förbättra sitt säkerhetsarbete?

– Det viktigaste är att ha ett helhetstänk. Alla är inte medvetna om hur brett säkerhetstänkandet är. Det handlar ju inte bara om själva anläggningarna, utan också om detaljer kring brandskydd eller förebyggande personskydd, eller att säkerställa att det finns hjärtstartare. Mitt tips är därför att gå igenom alla tänkbara led och vara noga när man gör riskanalysen. Det är otroligt viktigt. Ingen kedja är starkare än sin svagaste länk!

Tänk även på att säkerhet inte bara handlar om personer. Det kan även gälla utställningar, värdefulla föremål eller känslig information, som kräver extra noggrann hantering.

Slutligen: Var ute i god tid! Numera tenderar mötesbokningar att komma allt senare, på grund av olika faktorer. För möten med förhöjd säkerhet och på hög nivå måste planeringen börja minst 1,5 till 2 år innan.

Vad ser du mest fram emot i ditt nya jobb på Meetagain?

– Jag ser särskilt fram emot att dela med mig av den kunskap och erfarenhet jag har, både till mina medarbetare och uppdragsgivare.

Det är också spännande att få möjlighet att nå ut till fler nya branscher, så att vi breddar kundbasen. Ju fler möten vi ordnar på hög nivå, desto mer breddar vi vår kompetens och därmed vårt kontaktnät.

Vilket projekt har du närmast på gång?

– Jag är just nu projektledare för ett högnivåmöte åt Tillväxtverket, med deltagare från länderna runt Östersjön. Detta möte började jag jobba med för över ett år sedan, som konsult.

Till sist: Du har varit i mötesbranschen i mer än 20 år. Något särskilt minne som sticker ut?

– Jag måste medge att jag blev lite imponerad den gången Condoleezza Rice var här på besök. Vad gäller säkerhetsnivån, så kändes det som att vara med i en amerikansk actionfilm …