Har reglerna blivit tuffare de senaste åren när det gäller att arrangera medicinska kongresser? Det säger ryktet. Likaså att läkemedelsföretagen är mer restriktiva än någonsin när det gäller att sponsra kongresser. Men stämmer det?

Nej, sanningen är snarare att läkemedelsföretagens interna regler varit hårda/tuffa länge. Det nya är att de nu gäller för alla genom LIF (en medlemsförening för de forskande läkemedelsföretagen). Vissa hävdar till och med att det nu blivit enklare att locka sponsorer till medicinska kongresser igen.

Sverige är ett fördelaktigt land att hålla kongresser i,
i förhållande till andra länder i Europa. Lägg även till det faktum att svenska läkare inte får åka på kongresser i Sverige eller utomlands där resa, hotell och/eller anmälningsavgift är sponsrade av läkemedelsindustrin. Detta är alltså ett ypperligt tillfälle för dig att ha kongressen i din hemstad!

Hur gör du för att få in så många sponsorer och utställare som möjligt till din kongress?

Inled tidigt en dialog med potentiella sponsorföretag genom att bjuda in dem till ett planeringsmöte för kongressen. Där berättar den lokala organisationskommittén om kongressens syfte och mål. De tar också upp tankar kring programpunkter som ska avhandlas under kongressen.

Låt de potentiella sponsorerna komma med input kring hur de ser på ett eventuellt sponsorskap och vad de skulle vilja sponsra. Var öppen och bjud in till dialog! Visa dig också flexibel och försök att tänka nytt.  Detta är speciellt viktigt om du som arrangör får ta över stafettpinnen från en annan stad för en kongress som hålls regelbundet i olika städer runt om i världen.

Kom ihåg att det som ska läggas ut för sponsring måste ses som en rimlig motprestation, enligt riktlinjerna från LIF. Här är exempel på vad du kan söka sponsring för:

  • Lokalen för sammankomsten
  • Teknik i lokalen
  • Konferensmaterial för utdelning till deltagare
  • Föreläsarkostnader (resa, logi och eventuellt arvode)
  • (Måttfulla) måltider i anslutning till vetenskapliga delar av sammankomsten
  • Moderator till det vetenskapliga programmet
  • Annonsering av sammankomsten

Varför ska läkemedelsföretagen ta del av budgeten för din kongress?

Samverkan mellan industrin och hälso- och sjukvården ska vara transparent, enligt ”transparensprincipen” i samverkansreglerna. Det betyder att sponsorerna måste säkerställa yrkesmässigt att deras sponsorpengar endast går till sådant som är godkänt att sponsra.

Dessutom måste eventuellt överskott från den vetenskapliga delen återbetalas till de sponsrade företagen. Så kan det bli om kongressen i efterhand visar sig ha haft fler sponsorer eller lägre utgifter än beräknat. Notera att sponsorer och utställare har rätt att följa upp konferensbudgeten och jämföra med det faktiska utfallet upp till sex månader efter kongressens genomförande.

Vad efterfrågar sponsorerna?

Ett sponsorskap ska ha ett realistiskt marknadsvärde. Det som du erbjuder sponsorerna till ett överenskommet belopp ska alltså anses vara rimligt. Dessutom ska det vara kopplat till det vetenskapliga programmet.

Att ha i åtanke: Erbjud flexibla sponsorpaket där utställningsytan är frivillig. Alla sponsorer vill inte ha utställningsyta bara för att de önskar medverka under kongressen. Men om de vill ställa ut, är det bra om de kan få välja storlek på utställningsytan.

Skapa gynnsamma förutsättningar! Här är några viktiga ledord:

  • Flexibilitet
  • Lyhördhet
  • Transparens
  • Samarbetsvillighet

Gör så här:

  • Var påläst om vad sponsorer kan och får sponsra.
  • Bjud in och lyssna av potentiella sponsorer och utställare.
  • Var klar tidigt med programramverk och budget för kongressen.
  • Ha flexibla sponsor- och utställarpaket.
  • Erbjud företagssponsrade symposier i kongressprogrammet − både för att spara pengar
    i budgeten och för att öppna upp för sponsorer.
  • Ha en hög vetenskaplig nivå på programmet.
  • För en tät dialog med industrin och marknadsför kongressen tillsammans, med målet att maximera antalet deltagare.