En konferens där deltagare och föreläsare reser in från olika delar av världen för att mötas i ett par dagar –  är inte det en korkad idé för miljön? Kanske det. Men, den nya tekniken till trots, är det ändå svårt att slå det fysiska mötet. Det är ju främst när människor träffas som nya idéer tar form och förutsättningarna finns, för de mest genomtänkta besluten.

Meetagain arrangerar årligen cirka 150 konferenser med deltagare från hela världen. Här tipsar vi om hur du, med små ansträngningar, kan se till att din nästa konferens blir ännu mer hållbar och skonsam mot vår miljö.

Planering

Börja planeringen med att tillsammans utforma en miljöpolicy för mötet. Kommunicera sedan policyn till alla intressenter. Befinner sig medlemmarna i organisationskommittén på olika platser, rent geografiskt? Då kan ni med fördel ha planeringsmöten genom Skype, videokonferens eller telefon.

Sätt upp ett ”molnkonto”, till exempel hos Onedrive eller Dropbox. Där kan ni elektroniskt dela de dokument som hör till konferensen, med alla som ska vara delaktiga. När ni planerar för tryck av konferensprogram och annat marknadsföringsmaterial, ha då i åtanke att även detta kan distribueras digitalt. Bra kanaler är e-post, en webbsida eller en mobilapplikation. Vill ni ändå trycka på papper, se då till att välja miljömärkt!

Bokning av lokaler och utrustning

När ni väljer konferensanläggning är det viktigt att den är miljömärkt, miljöcertifierad och/eller har en fungerande miljöpolicy. Det här är det minsta en miljöpolicy ska innehålla: krav på källsortering, användning av miljömärkta rengöringsmedel, energibesparing av ljus och värme, inköp av miljövänlig el med mera. Att ha kranvatten i kannor i konferensrummen är alltid att föredra, framför mineralvatten på flaska.

Välj helst närproducerad, ekologisk, kravmärkt mat. Se också till att använda whiteboard i stället för blädderblock. Blädderblock är visserligen ofta att föredra rent presentations- och inlärningsmässigt. Men be då anläggningen erbjuda miljömärkta tuschpennor och miljömärkt papper, om detta är möjligt.

Anmälan och deltagarservice

Anmälan till konferensen görs smidigast via nätet. Välj ett anmälningssystem eller en kongressbyrå där så mycket som möjligt kan hanteras i systemet och inte behöver skrivas ut på papper. Om ni måste göra utskrifter ska det naturligtvis ske på miljömärkt papper och med dubbelsidig utskrift. När ni bekräftar deltagarnas anmälan via mejl, lägg då gärna in en text om att ”tänka på miljön innan utskrift av bekräftelse”.

Deltagarförteckning, program och vägbeskrivningar etc kan publiceras i en ”mobilapp”, i stället för att tryckas. Distribuera då materialet via sms till deltagarna några dagar innan konferensen. Om material måste skrivas ut eller tryckas (för att delas ut på plats), se då till att endast använda miljöcertifierade produkter/tjänster.

Namnskylt till konferensen kan skickas med i bekräftelsemejlet, så deltagaren själv kan skriva ut den på plats efter inläsning i en handskanner. Plasthållaren till namnskylten kan konferensdeltagaren också få på plats (om detta behövs).

Betalningar och ekonomihantering

Låt deltagarna välja kreditkort eller elektronisk faktura, om de ska betala för att medverka på konferensen – där så är möjligt.

Hotell

Välj hotell som är miljömärkta, miljöcertifierade och/eller har en fungerande miljöpolicy, om det behövs ytterligare rum till konferensen utöver konferensanläggningens boende. Samma rekommendationer bör gälla för både hotell och konferensanläggning.

Resor och transporter

Erbjud deltagarna miljövänligt resande, med exempelvis tåg, till och från konferensen. Vid bokning av flygresor − erbjud möjligheten att miljökompensera! Även miljövänliga transferbussar rekommenderas, till/från flygplatsen. Det innebär bussar som använder miljödiesel och inte kör på tomgång. Rutten ska också vara planerad så att bussen kör kortast möjliga väg.

Under konferensen kan ni uppmana konferensdeltagarna att välja offentliga transportmedel för transporter inom staden. Det är till och med möjligt att, genom ett samarbete med staden där konferensen hålls, erbjuda deltagarna att resa kollektivt med sina namnskyltar som färdbevis. Ställ också cyklar vid konferensanläggningen, till deltagarnas förfogande.

På plats under konferensen

Var tydlig gentemot alla intressenter med vilka miljöinitiativ ni har tagit, både i planering och genomförande av er konferens. Använd miljövänliga produkter som exempelvis miljövänliga konferensväskor och konferensmaterial på usb-minne i stället för pappersutskrifter. Sätt också upp en ”printstation” där den som så önskar ändå kan skriva ut. Givetvis dubbelsidigt och på miljömärkt papper.

Samla in eventuella plasthållare till namnskyltarna efter konferensen. Plasthållarna går givetvis att återanvända vid nästa konferens.

Avslut och uppföljning

Utforma en enkät till deltagarna, där det ingår frågor om miljöpolicyn. Skicka ut enkäten elektroniskt och låt deltagarna svar på samma sätt, när konferensen är avslutad. Då går det att utvärdera miljöpolicyn och beräkna effekterna av det ”grönare” mötet. Analysera åtgärder och resultat. Vad kan förbättras till nästa gång?