Möt Anna Linderoth:

Det papperslösa mötet är här
– så lyckas du med webb och appar

Hur ersätter man tryckta inbjudningar, abstraktböcker och program? Svaret är genom webb och appar. Men du behöver inte gå via ”dyra” byråer. Möt Anna Linderoth på Meetagain, produktionsledare inom webb och design. Här är hennes tips för konferensen utan papper.

Hej, Anna! Hur hamnade du på Meetagain?

– Jag har jobbat mycket med produktion, främst av böcker och tidningar. Men jag har också haft hand om seminarier och varit ”spindeln i nätet”. Tidigare var jag produktionsledare på Centrum för Näringslivshistoria. Jag har även jobbat i organisationer som Stockholms filmfestival och Svensk Form. När det började bli dags att göra något annat kom jag i kontakt med ägarna till Meetagain – och på den vägen är det. Nu har jag nya nät att spinna.

Berätta om din roll inom webb och design!

– Vi gör lite av varje här på Meetagain och fördelar uppgifterna mellan oss. Men framöver kommer jag att vara den som främst jobbar med webb och design. Mitt intresse för det har vuxit fram. Det finns förstås likheter med bok- och tidningsproduktion: I båda fallen ska ett innehåll visas på något sätt, fast det handlar om olika plattformar. En webbsida ska oftast vara mer kort och koncis än en bok. Man har ju inte många sekunder på sig, när det gäller att fånga en besökares intresse.

När det gäller design, så skräddarsyr jag material utifrån kundens grafiska profil. Ett enhetligt intryck leder till igenkänning, något som sin tur ger ökat förtroende – och på sikt ökad konkurrenskraft!

Trenden är en papperslös konferens, utan tryckt program och abstraktbok. Vad innebär det i praktiken?

– Det nya är att i stället ta fram webbsidor och appar för konferensen. Förutom att det är flexibelt, är det användarvänligt, kommunikativt och ofta mer ekonomiskt. Inte minst är det bra för miljön, då det bidrar till ett mer hållbart samhälle.

Allt fler väljer bort papper på sin konferens, och vissa har tagit hållbarhets­konceptet ännu längre. Nyligen ordnade vi till exempel en konferens där man helt valt bort kött.  Att gå vidare inom hållbarhet blir ofta en naturlig fortsättning på det papperslösa mötet.

Andra är inte där än; de vill fortfarande hålla ett fysiskt program i sin hand. Men de är på god väg. Även inom universitetsvärlden och många organisationer börjar man nu dra ner på tryckning av abstraktböcker. I stället får deltagarna materialet på ett usb eller på nätet.

Många som prövat på det papperslösa mötet kommer efteråt och säger ”Det här är ju fantastiskt!”, fast de till en början har varit ganska tveksamma. När man själv har fått uppleva det, då ser man hur bra det är.

"Vi kan erbjuda tjänster för grafisk design och produktion in-house, utan att kunden behöver gå till ytterligare en extern byrå."


Anna Linderoth

Vad kan Meetagain erbjuda för en konferens utan papper? 

– Vi kan erbjuda tjänster för grafisk design och produktion in-house, utan att kunden behöver gå till ytterligare en extern byrå. Visserligen kan vi också förmedla den kontakten. Men oftast har våra kunder redan en grafisk profil. Då säger vi direkt: ”Den behöver vi!”. Vi behöver också veta hur kunden tänker, både vad gäller innehåll och form. Sedan hjälper vi till i den grad som önskas.

För konferenser föreslår vi direkt en webbsida. Den sidan kan man sedan jobba med fram till själva mötet, ja även efteråt. Jag tar då in materialet med kundens grafiska profil och gör layout till en sajt för konferensen. Här är det är viktigt att fördela text och bild så det blir både läsbart och snyggt och – inte minst – kommunikativt.

Vi erbjuder också en app för konferensen, och den skräddarsys för varje kund.

Vilka fördelar finns med en webbsida och en app för konferensen?

– En webbplats ger tydlig överblick, den kan användas för anmälningar online och för att förmedla kontakt. Här är det viktigt med en struktur som är användarvänlig. Då går det enkelt och snabbt att både hitta information och uppdatera.

En mötesapp är det bra att börja använda någon vecka före mötet. Då kan man nämligen kommunicera direkt med alla deltagare. Det är sedan i appen allt händer. Det är där man skickar ut information, det är där deltagarna kan tala med varandra och se konferens­programmet. Under själva konferensen kan appen också användas som mentometer, för interaktion med föreläsaren.

Jag vill förtydliga att det är webbaserade appar vi jobbar med, alltså inte mer statiska appar som finns på App Store och Google Play. Webbappar är smidiga, eftersom de är så enkla att uppdatera. Låt säga att det blir ändringar i konferensprogrammet i sista minuten. Kanske har någon blivit sjuk? Då behöver inga nya program tryckas. Vi behöver inte heller skicka in appen och vänta på att den ska bli uppdaterad. Tack vare att appen är webbaserad, går det snabbt och enkelt att ändra i den. Det är inte bara flexibelt utan också kostnadseffektivt.

Som kund sparar du också pengar genom att återanvända material från webbplatsen. Även i appen lägger vi in en grafisk profil, och det går att göra väldigt mycket i systemet vi jobbar med.

Ytterligare en fördel med webb och appar är att kundens varumärke exponeras hela tiden, eftersom deltagarna ständigt använder sina mobiler. Det är ett fantastiskt och smart sätt att synas – även för sponsorer!

Kan du ge exempel på vanliga misstag, sådant man inte tänker på?

– ”Keep it simple”, brukar jag säga. Gör det inte svårare än det behöver vara. Ett bra tips är att förbereda sig och ha en tydlig plan från början – och sedan hålla den. Något som förstås gäller hela projektet. Det händer att projektgrupper inte har denna plan och då måste ändringar göras i efterhand, vilket kostar både tid och pengar, särskilt för stora konferenser.

Vänta inte heller för länge med att anlita en kongressbyrå. Koppla helst in den så tidigt som möjligt, för bästa överblick. Vi på Meetagain kan även stå till tjänst med ett helhetsgrepp för konferensen. Då kommer vi med olika förslag som anpassas för varje kund.