Vad är det egentligen som avgör om konferensanläggningen, mötesrummet på hotellet eller en annan plats passar bäst för ditt möte? Och hur viktig är egentligen maten eller möjligheterna till att mingla och nätverka? Här delar vi våra tips kring hur du hittar den bästa konferensanläggningen för just ditt möte.

Utgå från konferensens syfte, mål och deltagare

Många som får i uppdrag att hitta och boka en konferensanläggning/ett mötesrum till konferensen hör gärna efter med andra för att få tips. Kanske genom kollegor på jobbet eller genom sociala medier, såsom Facebook eller Linkedin. Kanske har de varit på konferens själva någonstans och känt att just detta ställe var absolut bäst. Men vad betyder egentligen ”bäst”?

Det är givetvis bra att höra med andra eller utgå ifrån egna erfarenheter. Men det många då missar är att se till vad mötet egentligen ska handla om, och ha detta i åtanke för att hitta den bästa anläggningen. Det som är bäst för en typ av möte behöver ju inte vara det för ett annat.

Här är en checklista för att hitta rätt anläggning

  • Vad är syftet och målet med konferensen? Det vill säga, varför ska ni träffas och vad ska ni uppnå innan ni åker därifrån? Vill ni bygga laganda och öka sammanhållningen passar en anläggning med tillgång till aktiviteter, gärna annorlunda koncept som ger intryck och minnen. Är det ett litet effektivt möte som är syftet, väljer du en anläggning med fokus på avskildhet och snabb service med catering/måltider. Kanske räcker det med en extern möteslokal på hemmaplan, utan övernattning.
  • Hur har du tänkt att programupplägget ska vara? Allt från lokaler till teknisk utrustning och bekvämligheter påverkas av det. På en och samma konferens kan ju både föreläsningar och avkoppling rymmas. Ni kanske både behöver en golfbana och ett kök om deltagarna ska gå en runda eller gemensamt tillreda kvällens middag som en aktivitet. Är det ett intensivt program med långa dagar, blir maten extra viktig. Deltagarna måste hålla en jämn energinivå, så fall inte i den klassiska fällan med godsaker och bakverk. Näringsriktig men spännande mat, gärna vegetarisk, kommer alltmer och brukar vara ett uppskattat inslag, för att inte tala om samtalsämne.
  • Ska folk resa in till konferensen? Då kan det vara smidigt att boka en anläggning nära gemensamma transportvägar, såsom flygplatser eller stadskärnor. Detta är förstås särskilt viktigt om det ska vara möjligt att ta sig till mötet utan bil. Har du långväga gäster som kanske kommer redan dagen före? De uppskattar säkert att kunna ladda batterierna inför mötet med tillgång till relax- eller spaavdelning.
  • Är det viktigt för dig med ett hotell eller en anläggning som arbetar med hållbarhet? Välj någon med en tydlig profil och certifiering. Lyft också detta både i inbjudan och program, då det i förlängningen också lyfter dessa värderingar hos din egen organisation. Låt gärna hållbarhet även genomsyra konferensens måltider, genom att välja ekologisk och närproducerad mat.
  • Vad har du för budget för konferensen? Lista allt, från smått till stort. Behöver ni verkligen mängder av faciliteter för det snabba, enskilda mötet? Konferenser med teambuilding eller kickoff får kanske kosta mer, och då faller valet gärna på en speciell eller annorlunda plats. En inspirerande miljö, med utrymme för nya perspektiv och aktiviteter.

Ha koll på det finstilta och ställ rätt frågor

Håll också avbokningsregler och annat finstilt i åtanke. Ett bra tips är att inte boka på för mycket i början. Kanske behöver programmet revideras under planeringens gång. Många anläggningar kräver också en handpenning som ska betalas när avtalet skrivs på.

Ta gärna kontakt med en kongressbyrå eller bokningsbyrå, som kan lotsa dig rätt genom att ställa rätt frågor redan från början. Genom detta ökar chanserna till att träffa rätt och skapa förutsättningar för ett framgångsrikt möte.

Det kostar oftast inte mer att välja rätt än att välja fel, men det blir otroligt stora skillnader på resultatet!