Mycket tid läggs på att förbereda och genomföra möten men många missar den viktiga uppföljningen, den som ger effektiva möten och skapar nöjda deltagare. Så här gör du.

40-20-40 är en tidsfördelningsprincip som är bra att förhålla sig till när det gäller medverkan på mässor och konferenser. Den första siffran står för planering, den andra för närvaro och den tredje för uppföljning. Detta betyder att du bör lägga 40 procent av tiden på att förbereda dig: läsa på, göra research och ta fram marknadsmaterial. Sedan lägger du 20 procent av tiden på själva mässan/konferensen, i form av resa dit och tillbaka, uppbyggnad och nedmontering av monter samt tiden på plats tillsammans med kunder/deltagare. De återstående 40 procenten lägger du sedan på uppföljning, genom att kontakta de som deltagit eller visat intresse.

Det är ganska vanligt att förhålla sig till 40-20-40-regeln även privat, till exempel när det gäller semesterresor. Då lägger många större delen av tiden på att planera resan och sedan att berätta om den för nära och kära när de kommer hem.

Många missar den viktiga uppföljningen

När det gäller möten och mässor är fördelningen i stället ofta 80–20. Den största delen av tiden, 80 procent, läggs på själva planeringen. Den återstående delen, 20 procent, går till genomförande och medverkan. Sedan är tiden slut.

Vad händer då med den viktiga uppföljningen? Visserligen är uppföljning något som man tänker på i planeringsstadiet, och många planerar även för någon form av enkätundersökning. Men i praktiken blir det sällan helt genomfört.

Tyvärr skickas ofta undersökningen ut till deltagarna först flera veckor efter konferensen. Detta, i kombination med den enkättrötthet som råder i dag, gör att många inte bryr sig om att svara. Mötet känns ju inte aktuellt längre och synpunkter är inte längre färska i minnet. Som mötesarrangör får man oftast nöja sig med en känsla av att det ”nog gick bra”. Men stämmer den känslan?

Låt deltagarna svara direkt, snabbt och enkelt

Lägg alltid in tid för uppföljning och feedback, som mötesarrangör, oavsett storlek och längd på mötet. I ett mindre planeringsmöte på kontoret kan det räcka med att mötesagendans sista punkt täcker just detta. Ge deltagarna möjlighet att svara på frågan: ”Vad gjorde vi bra på dagens möte och vad kan vi göra bättre nästa gång?”. Sammanställ sedan feedbacken på detta, så mötesledaren får möjlighet att ytterligare förbättra och effektivisera mötet till nästa gång.

När det gäller större konferenser och event är det viktigt att så snart som möjligt nå ut med någon form av undersökning till deltagarna för att få feedback. Här underlättar det om du som arrangör har valt att använda en mobilwebb eller eventapp. Då går det både enkelt och snabbt att svara. Låt deltagarna göra det direkt i appen, så snart som konferensen är avslutad. De kan även göra det under tiden, för att ge återkoppling på speciella sessioner.

Deltagarna har då upplevelsen färskt i minnet och fler kommer att svara på frågorna.

Visa resultatet både för tidigare och nya konferensdeltagare

Sammanställ sedan svaren och visa resultatet av undersökningen så snart som möjligt. Gör det direkt i mobilappen eller på konferensens webbplats.

Genom uppföljningen visar du att deltagaren är viktig för dig. Utan hen så blir det ju ingen konferens, inget kunskapsutbyte eller nätverkande.

När det sedan är dags för nästa konferens är det viktigt att visa för nya deltagare att ni lyssnat på synpunkter från tidigare deltagare. Visa tydligt vilka förändringar ni gjort och varför ni inte valt att göra vissa andra. Då vet också de nya deltagarna att deras egna synpunkter kommer att vara värdefulla – och de kommer med större sannolikhet att svara på nästa enkät.

Vill du veta mer? Här kan du läsa Eventeffects stora undersökning kring uppföljning av event.