Har du tillgång till en billig eller kostnadsfri konferensanläggning, gratis konferensmaterial och teknik så klarar du naturligtvis att arrangera en nationell eller internationell vetenskaplig konferens utan att involvera några som helst sponsorer.

Anmälningsavgiften från deltagarna kan då gå till att täcka kostnader för fika, lunch samt för eventuell assistans från en kongressbyrå. Ju fler kostnader du har, eller tror dig komma att få, desto mer bör du överväga att försöka attrahera sponsorer till din konferens.

När du tagit ett beslut om att försöka få sponsorer till att medverka under din konferens måste du ha följande i åtanke: ”En sponsor är en juridisk person eller privatperson som ekonomiskt stöder eller tillhandahåller tjänst för en annan verksamhet i utbyte mot annan tjänst”. Just ordet utbyte mot annan tjänst är viktigt att tänka på. Sponsorskap handlar inte enbart om din organisations behov, utan även om att uppnå de mål som era sponsorer har med deras medverkan. Tycker du inte att detta låter som ett godtagbart upplägg ska sluta läsa här. Det finns inga gratis pengar.

Photo: Conference Photography

Nedan följer några tips kring hur ni kan tänka när det gäller att attrahera sponsorer till er konferens:

  • Det är viktigt att få alla förstår vad det innebär för konferensen att få in sponsorer. Sponsorerna kommer att göra det möjligt att rabattera anmälningsavgiften till konferensen men sponsorföretaget förväntar sig något i utbyte för att ni ska kunna åtnjuta denna rabatt. Ni kommer kanske inte att vara lika fria att göra som ni alltid har gjort! Är inte alla i planeringskommittén med på tåget så kommer sponsorerna känna av detta och har du otur kan det potentiellt försvåra arbetet med att få in ett signerat avtal.
  • Involvera sponsorerna så tidigt som möjligt i planeringsprocessen! Ett beslut att medverka tar oftast lång tid och investeringen måste oftast passa in en budget hos det sponsrande företaget. Den potentiella sponsorn måste även sätta sig in i upplägget (syfte och mål) för er konferens för att fullt ut förstå vad de kan få ut av att medverka.
  • Fundera kring vad ni kan erbjuda sponsorerna. En logotyp på en hemsida eller i ett tryckt material ses idag som självklarheter och inget som en sponsor enbart vill ha för sina investerade pengar. Ta gärna hjälp av en professionell partner för att ta fram attraktiva sponsorerbjudanden. Erbjudandena kan sedan presenteras under ett sponsormöte tillsammans med inbjudna potentiella sponsorer för att sedan revideras och distribueras. Planera erbjudandena tillsammans med sponsorerna!
  • Det är enklare att satsa på ett fåtal sponsorpaket mot en lite högre pris per sponsorpaket. Det tar mindre av din tid för att skriva avtal och färre kontaktpersoner sparar också en hel del av er tid.
  • Se till att inkludera nödvändiga klausuler i ditt avtal med sponsorföretaget. Vad händer med sponsorns pengar om de väljer att dra sig ur samarbetet? Vad händer med sponsorns pengar om ni tvingas att ställa in konferensen på grund av för få deltagare eller force majeur?
  • När sponsorn har betalt fakturan för att medverka är inte arbetet klart. Fortsätt att hålla dem uppdaterade kring programmet och hur de eventuellt kan vara med och bidra här. Ett förslag kan vara att erbjuda dem att presentera något under fika- eller lunchpauser.